Wagub Hadi Ingatkan Tiap OPD Kaltim Jaga Keamanan Kearsipan

Samarinda, Afiliasi.net - Wakil Gubernur Kaltim Hadi Mulyadi menyaksikan langsung pemusnahan 2.801 berkas arsip Pemprov Kaltim yang kurang penting, Senin, 22 Agustus 2022 di Kantor Bappeda Kaltim. Pemusnahan ini dilakukan setelah melalui prosedural yang berlaku.

Dalam kesempatan tersebut, Hadi Mulyadi mengingatkan kembali seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termasuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) agar selalu memperhatikan masalah keamanan kearsipan.

“Kita menghimbau kepada seluruh OPD baik Eselon II, III, dan IV memiliki kesadaran untuk memelihara dan mendokumentasikan arsip,” tegas Hadi saat menyaksikan pemusnahan 2.801 berkas arsip tersebut.

Hadi mengatakan, semua dokumen pemerintah adalah penting, karena menyangkut anggaran dan pertanggungjawaban. Namun ada beberapa dokumen yang dinilai sangat penting sehingga harus dijaga baik untuk digunakan di masa mendatang. Sedangkan, dokumen yang dirasa tak begitu penting dimusnahkan setelah melalui proses yang berlaku.       

 “Nanti saya akan lakukan sidak (inspeksi mendadak, Red) sejauh mana pengelolaan kearsipan di masing-masing OPD,” ucapnya di hadapan sejumlah pejabat termasuk mantan Kepala Bappeda Kaltim.

Kepada Bappeda Kaltim Aswin menerangkan, pemusnahan 2.801 arsip yang ada di Bappeda merupakan yang kali pertama dilakukan. Untuk melakukan pemusnahan arsip pun tak mudah sebab harus melalui proses panjang.

“Pemusnahan arsip ini setelah ada persetujuan pemusnahan arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia, sedangkan arsip yang dimusnahkan diproduksi dari tahun 1994 hingga  2010 berupa arsip tekstual dengan jumlah 2.801 berkas,” paparnya.

Dijelaskan Aswin, tahapan pemusnahan arsip dimulai dari penyerahan arsip dinamis aktif yang berada di masing-masing unit pengolah atau unit kerja ke Unit Kearsipan yang ada di Sekretariat Pemprov Kaltim untuk disimpan di ruang Records Center.

Kemudian pembuatan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke records center berserta berita acara pemindahan, lalu pemindahan arsip statis dan arsip vital dari Perangkat Daerah di lingkungan pemprov ke Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim.

Aswin menambahkan, proses pemusnahan arsip nantinya dilakukan setiap tahun, sehingga bisa memberikan tempat bagi dokumen baru. Kedepan ada sejumlah dokumen yang akan disimpan di Depo Arsip yang dikelola Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim. (Jr/adv/diskominfokaltim)

TOPIK BERITA TERKAIT: #hadi-mulyadi #pemprov-kaltim